Personalkosten für Unternehmer
Mitarbeiterkosten-Rechner –
Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?
Was kostet dich eine neue Arbeitskraft tatsächlich? Berechne die vollen Kosten eines Mitarbeiters: Bruttogehalt, Lohnnebenkosten, Umlagen, Urlaub, Krankheit, Sonderzahlungen und Arbeitsplatzkosten – plus notwendiger Umsatz zur Deckung.
Nach der Drei-Faktor-Faustregel siehst du sofort, wie viel Umsatz ein Mitarbeiter erwirtschaften sollte, um profitabel zu sein.
So ist dieser Rechner einzuordnen
Modelliert monatliche und jährliche Vollkosten sowie Kosten je produktivem Arbeitstag.
Annahmen der Berechnung
- Arbeitgeberanteile und Umlagen werden als vom Nutzer geprüfte Planungsprozentsätze eingegeben; zehn Feiertage pauschal.
Nicht automatisch berücksichtigt
- Beitragsgrenzen, Krankenkassensatz, Berufsgenossenschaft, Recruiting, Onboarding, Benefits und individuelle Wochenstunden fehlen.
Mitarbeiterkosten berechnen
Gib das Bruttogehalt und die weiteren Kostenfaktoren ein
Mitarbeiterkosten auf einen Blick
Mehr als nur das Bruttogehalt
Lohnnebenkosten, Umlagen und Sachkosten treiben die tatsächlichen Kosten oft ein Drittel über das reine Gehalt.
Ausfalltage eingerechnet
Urlaub und Krankheit reduzieren die tatsächlich verfügbaren Arbeitstage – die Stundenkosten liegen entsprechend höher.
Notwendiger Umsatz
Die Drei-Faktor-Faustregel zeigt dir, wie viel Umsatz ein Mitarbeiter erwirtschaften sollte, um profitabel zu sein.
Grundlage für Preise & Angebote
Kenne deine Stundenkosten pro Mitarbeiter, um Angebote und Stundensätze realistisch zu kalkulieren.
Mitarbeiterkosten – der komplette Ratgeber
Aus welchen Bausteinen sich die wahren Kosten einer Arbeitskraft zusammensetzen und wie du sie in deine Preise einrechnest
Die Kostenbausteine im Detail
Bruttogehalt: 100 % Basis
Das vereinbarte Gehalt, das der Mitarbeiter vor Abzügen erhält – die Grundlage für alle weiteren Berechnungen.
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung: ~21 %
Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zahlt der Arbeitgeber zusätzlich zum Bruttogehalt.
Umlagen U1/U2 + Insolvenzgeld: ~1-2 %
Pflichtversicherungen für Lohnfortzahlung bei Krankheit/Mutterschutz und Insolvenzabsicherung.
Sonderzahlungen & Arbeitsplatzkosten: variabel
Weihnachts-/Urlaubsgeld sowie IT-Ausstattung, Büro und Software – oft unterschätzt, aber real.
Die Drei-Faktor-Faustregel
Eine bewährte Faustregel aus dem Consulting besagt: Ein Mitarbeiter sollte etwa das 3-Fache seiner Personalkosten an Umsatz erwirtschaften. Ein Drittel deckt das Gehalt und die Lohnnebenkosten, ein Drittel die anteiligen Gemeinkosten des Unternehmens (Miete, Verwaltung, Software), und ein Drittel bleibt als Gewinnbeitrag. Der Faktor ist eine grobe Orientierung – in margenschwachen Branchen kann er niedriger, in beratungsintensiven Dienstleistungen auch höher liegen.
Häufige Fragen zu Mitarbeiterkosten
Was kostet ein Mitarbeiter zusätzlich zum Bruttogehalt?
Zum Bruttogehalt kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (rund 20-21 %), Umlagen (U1/U2, Insolvenzgeldumlage), anteilige Sonderzahlungen sowie Arbeitsplatzkosten wie IT-Ausstattung und Büro. In Summe liegen die Gesamtkosten meist 25-35 % über dem Bruttogehalt.
Warum werden Urlaubs- und Krankheitstage eingerechnet?
Du zahlst das volle Gehalt auch an Tagen, an denen nicht gearbeitet wird. Um die tatsächlichen Kosten pro Arbeitsstunde zu ermitteln, werden Urlaubs- und durchschnittliche Krankheitstage von den verfügbaren Arbeitstagen im Jahr abgezogen.
Welchen Umsatz muss ein Mitarbeiter erwirtschaften?
Als Faustregel gilt oft die Drei-Faktor-Regel: Ein Mitarbeiter sollte etwa das 3-Fache seiner Personalkosten an Umsatz erwirtschaften – ein Drittel deckt das Gehalt, ein Drittel Gemeinkosten, ein Drittel bleibt als Gewinn. Der Faktor lässt sich je nach Branche und Geschäftsmodell anpassen.
Was sind Umlagen (U1/U2)?
U1 und U2 sind Pflichtversicherungen für Arbeitgeber, die Lohnfortzahlungskosten bei Krankheit (U1) und Mutterschutz (U2) umlegen. Hinzu kommt die Insolvenzgeldumlage. Die Sätze variieren je nach Krankenkasse und Betriebsgröße.
Sollte ich Arbeitsplatzkosten wirklich mit einrechnen?
Ja. Laptop, Software-Lizenzen, Büroanteil, Telefon und Verwaltungsaufwand fallen real an und werden in der Praxis oft unterschätzt – gerade bei kleinen Unternehmen können sie mehrere hundert Euro pro Monat und Mitarbeiter ausmachen.
Wie unterscheidet sich das bei Minijobs oder Teilzeit?
Bei Teilzeit skalieren Bruttogehalt und die meisten Kosten proportional zur Stundenzahl – nutze für die genaue Berechnung den Teilzeit-Rechner oder den Minijob-Rechner. Lohnnebenkosten-Prozentsätze bleiben in der Regel ähnlich.
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